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Tips para la vida: el método japonés de organización personal que la está rompiendo

Seguramente en algún momento del año, del mes, de la semana o del día, tu cabeza se encuentra haciendo ping pong entre la ampulosa cantidad de tareas y compromisos que tenés que resolver.

La desorganización y la sensación de falta de tiempo generan una angustia que muchas veces nos paraliza y nos impide cumplir nuestros objetivos, ya sean expresos o tácitos. Entonces llega la hora en que le rezamos a todo dios para pedirle que por favor nos dé claridad y capacidad de organización personal.

Existen muchos métodos e incluso talleres y cursos pagos alrededor del mundo, sobre todo en las grandes ciudades, que se enfocan y trabajan en el padecimiento del multitasking de hoy y ofrecen soluciones para poder llevar el desdoblamiento del ser humano con orden y progreso.

Hoy te presentamos el Personal Kanban, una adaptación del modelo de organización industrial que Toyota desarrolló para evitar la sobreproducción. Este método trabaja sobre dos principios: visualizar tu trabajo y limitar la cantidad de pendientes o “work in progress”.

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Armar tu propio Personal Kanban es muy sencillo:

Necesitas una pizarra en la que puedas pegar, pinchar o imantar tus notas. Allí vas a dividir el espacio en tres columnas: OPCIONES, EN CURSO Y TERMINADO

Luego escribí tus tareas individualizadas en notas separadas. Una buena idea es organizar estas notas por colores o símbolos según su urgencia. A todas estas notas pegalas en la columna OPCIONES.

De esa columna, elegí como máximo tres para mover a la columna EN CURSO. Estos son los pendientes o work in progress que tenés.

Cuando ya terminaste una de esas tareas, la notita pasa a la columna de HECHO y recién ahí podes mover una nueva nota a la columna EN CURSO.

La columna de OPCIONES nos permite visualizar todo lo que tenemos por hacer y qué es lo que podemos manejar y lo que no (es decir, ¿hay algo que delegar, tenemos que contratar a otra persona o solicitar un asistente temporal? ¿Debería cambiar algo en nuestra forma de trabajar para que la columna de OPCIONES no se convierta en un pozo de sueños olvidados?)

La columna del medio, EN CURSO, es lo que más importa ahora y nunca tendría que contener más de tres tareas. En este sentido, es posible que consideres reducir esta columna a una sola tarea, pero los expertos insiten en que ese no sería un número honesto y podría dañar el proceso entero; ya que la mayoría de las personas tenemos dos actividades importantes al mismo tiemp, mientras una tercera puede ser de carácter más pasivo. Por otro lado, incluir más de tres tareas en la columna EN CURSO puede significar que estás imponiendo mucho a tu cerebro y haciéndolo trabajar de manera más lenta.

Empezar muchos proyectos y no terminarlos nos pone en riesgo de sufrir el efecto Zeigarnik, llamado así por Bluma Zigarnik, un psiquiatra ruso que descubrió en 1920 que las personas son mejores recordando las tareas sin terminar que aquellas que efectivamente completaron.

Un cerebro acostumbrado a la multitarea y al picoteo es un cerebro empachado. Si tratas de adaptarte a la limpieza de funcionar paso por paso, ordenadamente, al menos al principio, te pedirá recompensas, golosinas: una miradita a la lista de trending topic, uno repaso al diario o revisiones más o menos viciosas del correo electrónico. Personal kanban propone, a fin de cuentas, un plan para ordenar el caos y resistir, y sobre todo, para obligarnos a nosotros a tomar conciencia de qué nos impide rentabilizar el día.

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